ERP-systeem kiezen? Deze checklist helpt je om niets te vergeten
Geplaatst op
hoe je eisen, wensen en randvoorwaarden helder in kaart brengt.
Een ERP-systeem vormt het hart van je organisatie. Het bundelt informatie uit verschillende afdelingen, geeft inzicht in processen en helpt je efficiënter werken. Maar zo’n grote investering doe je niet zomaar. Zonder duidelijke voorbereiding is de kans groot dat het gekozen systeem niet goed aansluit op je bedrijfsvoering. Een checklist biedt houvast: je weet precies welke stappen je moet zetten en welke vragen je moet beantwoorden voordat je keuzes maakt.
Wat doet ERP-software precies?
Enterprise Resource Planning-software integreert uiteenlopende processen, zoals finance, HR, logistiek en klantbeheer. Medewerkers werken daardoor met één centrale databron, wat fouten vermindert en sneller inzicht geeft in prestaties. Het doel is simpel: processen stroomlijnen en kosten besparen, terwijl je grip houdt op groei en veranderende marktomstandigheden.
Waarom een checklist gebruiken?
ERP-pakketten verschillen sterk in mogelijkheden en opbouw. Leveranciers bieden talloze modules, implementatiemodellen en licentievormen. Wat voor het ene bedrijf perfect werkt, kan voor het andere onpraktisch zijn. Door vooraf je situatie en wensen te analyseren, maak je keuzes die beter passen bij je huidige én toekomstige behoeften. Een checklist dwingt je om stap voor stap te denken: wat is technisch nodig, welke doelen wil je bereiken en welke functionaliteiten zijn echt cruciaal?
De vijf onderdelen van een ERP-checklist
- Technische basis
Breng eerst je bestaande IT-omgeving in kaart. Welke applicaties gebruik je nu, moeten die geïntegreerd worden en kies je voor cloud of lokale servers? Denk ook aan beveiliging, talen en valuta, en de interne kennis die beschikbaar is voor beheer.
- Bedrijfsgroei en verwachtingen
Kijk vooruit: hoe wil je bedrijf zich ontwikkelen en welke rol speelt ERP daarin? Wil je processen digitaliseren, rapportages verbeteren of sneller kunnen opschalen? Stel vast welke knelpunten nu spelen en welke resultaten je van de software verwacht.
- Functies en modules
ERP is modulair opgebouwd. Veelgebruikte modules zijn finance, HR, documentbeheer, CRM en projectmanagement. Sommige sectoren hebben extra functionaliteit nodig, zoals transport- of magazijnbeheer. Maak onderscheid tussen wat nu onmisbaar is en wat later kan worden toegevoegd.
- Leverancierselectie
Een goede leverancier is meer dan een softwareleverancier: het is een partner voor de lange termijn. Controleer of ze ervaring hebben in jouw branche, hoe hun support werkt en hoe vaak updates worden doorgevoerd.
- Implementatieplan
Leg vooraf vast hoe de implementatie verloopt. Wordt de software gefaseerd of in één keer live gezet? Hoe worden medewerkers getraind en is een proefperiode mogelijk? Door dit te plannen voorkom je vertragingen en misverstanden.
Slim kiezen met een checklist
Een ERP-systeem moet zich aanpassen aan jouw bedrijf, niet andersom. Deze checklist helpt je om niets te missen en een keuze te maken die ook op de lange termijn waardevol blijft.